Dla wielu firm prowadzących działalność w czasie wciąż panującej epidemii oznacza przejście do pracy online i domowego biura. Oznacza to również, że trudne decyzje, takie jak rozwiązanie umowy o pracę, muszą być podejmowane w trybie on-line. Obowiązujące przepisy można jednak dostosować do nowych technologii, co daje pracodawcy narzędzia do efektywnego przygotowywania i dostarczania takich decyzji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W obecnej sytuacji tradycyjna forma dokumentu może nie zostać przekazana odbiorcy, a doręczenie pocztą budzi wiele wątpliwości co do tego, kiedy, jeśli tak, ma miejsce. Moment otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę jest kluczowy, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, dlatego obie strony nie powinny mieć wątpliwości co do momentu ostatecznego zakończenia umowy o pracę.

Wymagania

Dlatego też, jeśli pracodawca zdecyduje się na rozwiązanie stosunku pracy, może wykorzystać e-mail jako skuteczną formę wypowiedzenia. Decyzja taka powinna być odpowiednio przygotowana, gdyż rozwiązanie stosunku pracy jest procesem bardzo sformalizowanym. W zależności od rodzaju zatrudnienia, powinna ona być:

– spełniać wymogi kodeksu pracy i umowy o pracę,

– być dostarczona on-line,

– być podpisana i wysłana zgodnie z kryteriami kodeksu cywilnego.

Kluczową kwestią jest podpisanie wypowiedzenia kwalifikowanym certyfikatem, gdyż Kodeks Cywilny nadaje mu taką samą ważność jak tradycyjnemu podpisowi. Należy pamiętać, że podpisanie dokumentu ePuapem lub skan podpisanego wypowiedzenia nie spełnia kryteriów dla w pełni ważnego rozwiązania stosunku pracy. W takiej sytuacji pracownik może kwestionować wypowiedzenie na drodze sądowej.

Zaleca się również przesłanie wypowiedzenia na służbowy adres e-mail pracownika w celu weryfikacji czasu doręczenia na serwerach Spółki.

Wideokonferencja

Innym proponowanym rozwiązaniem jest spotkanie z pracownikiem w formie wideokonferencji oraz nagranie spotkania. W trakcie rozmowy pracodawca, w towarzystwie świadka (innego pracownika Spółki uprawnionego do przetwarzania danych osobowych), powinien wysłać wiadomość e-mail z podpisanym wypowiedzeniem oraz poinformować pracownika o wypowiedzeniu.

Podjęcie tych kroków jest najbardziej zbliżone do tradycyjnej formy rozwiązania stosunku pracy i daje gwarancję zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy co do stanu stosunku prawnego między nimi.

Autorka: Aleksandra Hajdukiewicz, aplikantka radcowska, associate w Kołecka i Wspólnicy Kancelaria Prawna (Radcowie Prawni) sp.p.