Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem o charakterze informacyjnym, ciążącym na pracodawcy. W przypadku reorganizacji dotychczasowego modelu świadczenia pracy i przestawienia jej na tryb zdalny, pracodawca nie jest zwolniony z dopełniania tego obowiązku i co więcej, powinien w sposób szczególny zadbać o właściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Pracodawca może polecić pracę zdalną w dowolnej formie, nie zmieniając przy tym wewnętrznych regulaminów. Jednak, dla celów dowodowych, wskazanym rozwiązaniem jest przedstawienie takiego polecenia na piśmie – może się to okazać pomocne w obliczu zaistnienia konfliktu.

Przejście na tryb pracy zdalnej oznacza po stronie pracodawcy obowiązek odpowiedniego uwzględnienia takiego stanu rzeczy w ewidencji. Podobnie jak w przypadku świadczenia pracy w trybie stacjonarnym, pracodawca musi określić pracownikowi odpowiedni czas pracy, a pracownik ma obowiązek przestrzegania ustalonego grafiku. W związku z tym, nie może swobodnie dysponować dobowym okresem, w którym wykonuje powierzone zadania online.

Treść ewidencji 

Zasadniczo treść ewidencji pozostaje niezmienna. Należy jednak dodatkowo uwzględnić w niej modyfikację trybu świadczenia pracy. Jeśli w danym zakładzie korzysta się z listy obecności – również tutaj wskazanym jest oznaczenie, iż danego dnia praca świadczona jest w trybie zdalnym. 

Nie jest wykluczone mieszanie się trybów pracy jednego pracownika – część godzin może być wykonywana w trybie stacjonarnym, a część w modelu zdalnym. Dlatego właśnie odpowiednie ewidencjonowanie czasu pracy pozwoli na uniknięcie chaosu organizacyjnego. Należy pamiętać o tym, iż w przypadku pracy zdalnej zmienia się jedynie miejsce świadczenia pracy – dalsze prawa i obowiązki pracownika pozostają niezmienne, tj. np. dobowy wymiar czasu pracy.   

Ewidencja online

Warto wskazać, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w wersji elektronicznej, o ile spełnia wymogi wskazane w Rozporządzeniu o dokumentacji. Koniecznym jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń w celu przechowywania takiego pliku. Tak prowadzona ewidencja może być drukowana jedynie w związku z kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy.

Autorka: Oliwia Kruczyńska, Junior Associate w Kołecka i Wspólnicy Kancelaria Prawna (Radcowie Prawni) sp.p.