Zgromadzenia Wspólników stanowią clou funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednak co w sytuacji, kiedy deadline na podjęcie uchwały nieubłagalnie się zbliża, a my nie jesteśmy w stanie przeprowadzić zgromadzenia ze względu na fizyczną nieobecność naszego wspólnika, czy nawet całego kapitału?

W wyniku nowelizacji kodeksu spółek handlowych z września 2019 roku wspólnicy mają możliwość głosowania nad uchwałami za pomocą środków komunikacji elektronicznej – Skype, FaceTime czy WhatsApp. W zasadzie udziałowcy mają możliwość posługiwania się dowolną aplikacją, o ile zapewnia niezbędną identyfikację uczestnika (m.in. poprzez zabezpieczenie dostępu do telekonferencji hasłami czy tokenami) oraz bezpieczeństwo komunikacji (m.in. dostęp do określonego oprogramowania). Ponadto, konieczne jest zapewnienie:

• Transmisji obrad w czasie rzeczywistym;
• Dwustronnej komunikacji pomiędzy uczestnikami zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
• Wykonywania prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia, osobiście lub przez pełnomocnika.

O ile zorganizowanie uczestników zgromadzenia przed monitorami komputerów nie powinno stanowić dla spółki utrudnienia, o tyle kwestią budzącą wątpliwości jest przeprowadzenie tajnego głosowania (tzw. e-voting). W dobie aktualnego rozwoju technologicznego jesteśmy w stanie wykluczyć ryzyko ataku hackerskiego, m.in. poprzez korzystanie z wewnętrznych serwerów czy firewalli. Dzięki temu wspólnicy mogą przeprowadzić e-voting w sposób najbardziej dla siebie dogodny. Ze swojej strony polecamy oddawanie głosów do wglądu przewodniczącego za pośrednictwem prywatnego dysku obsługiwanego przez wewnętrznego administratora. Oczywiście dostępnych rozwiązań mamy dziś znacznie więcej, a jak wiadomo potrzeba jest matką wynalazku.

Należy pamiętać o tym, że aby przeprowadzić Zgromadzenie Wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej, konieczne jest uregulowanie tej kwestii w umowie spółki. Wskazany zapis powinien kompleksowo precyzować nie tylko zagadnienia związane z bezpieczeństwem połączenia, ale i prawnymi wymogami umożliwiającymi przeprowadzenie tego typu zgromadzeń. Jeśli nie mieliśmy możliwości skonstruowania takiego rozwiązania przy tworzeniu aktu założycielskiego – w każdej chwili możemy dokonać jego zmiany (z jednoczesnym odnotowaniem w KRS-ie).

Dopuszczalnym jest przeprowadzenie Zgromadzenia Wspólników w trybie obiegowym, czy z pomocą pełnomocnika. Jednak to właśnie telekonferencja stanowi jedyne rozwiązanie, faktycznie pozwalające na debatowanie nad istotnymi zagadnieniami w czasie obrad, bez wymogu fizycznej obecności na zgromadzeniu.

Autor: Oliwia Kruczyńska, Junior Associate w Kołecka i Wspólnicy Kancelaria Prawna (Radcowie Prawni) sp.p.