Q:   W jaki sposób firma może zawierać umowy z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji, jednocześnie nie naruszając przepisów prawa?

A:   Wraz z postępem technologicznym oraz powszechną digitalizacją, przedsiębiorcy mają coraz to większe możliwości unowocześniania swoich wewnętrznych struktur.Zarząd może zawierać umowy zarówno z klientami spółki, jak i jej przyszłymi pracownikami za pomocą elektronicznych narzędzi. Poniżej przedstawiamy te najbardziej efektywne z punktu widzenia spółki:

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Zgodnie z brzmieniem art. 78¹ Kodeksu cywilnego kwalifikowany podpis elektroniczny[1] został zrównany z podpisem tradycyjnym. Oznacza to, że tego typu podpisem możemy opatrywać wszelkie umowy b2b, a nawet umowy powstałe na gruncie prawa pracy.

Co więcej, nie ma przeciwwskazań, aby umowa została opatrzona jednocześnie podpisem kwalifikowanym i tradycyjnym – dotyczy to zarówno umów pracowniczych jak i b2b.

Wymiana skanów podpisanych umów za pomocą poczty elektronicznej

Jest to dopuszczalna forma zawierania umów, często praktykowana przez przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że taki dokument nie zawsze stanowi o skutecznym zawarciu umowy i w niektórych przypadkach to właśnie określona przez prawo forma umowy (np. akt notarialny) decyduje o jej skuteczności. Z pewnością jednak forma dokumentowa będzie wystarczająca dla większości zawieranych umów.

Natomiast w efekcie wymiany oryginałów podpisanych skanów umowa zostanie zachowana w formie pisemnej.

Autorka: Oliwia Kruczyńska, Junior Associate w Kołecka i Wspólnicy Kancelaria Prawna (Radcowie Prawni) sp.p.

---

[1] Nie można mylić go z podpisem ePuap, który jest jedynie podpisem urzędowym, nieposiadającym kwalifikowanego certyfikatu. W związku z tym umowa opatrzona podpisem ePuap nie wywołuje skutków prawnych.