Ostatnio informowaliśmy o zmianach wprowadzanych pakietem tzw. Tarczy antykryzysowej w kwestii przesunięcia terminu na złożenie sprawozdania finansowego za 2019 rok. Mając na uwadze potrzeby przedsiębiorców przedstawiamy propozycję ułatwiającą przeprowadzenie całego procesu.
Warto zaznaczyć, że pandemia, której jesteśmy świadkami jest zdarzeniem po dniu bilansowym dla firm, których rok obrotowy odpowiada kalendarzowemu. Na potrzeby niniejszego artykułu oraz ze względu na fakt, iż tego typu uregulowanie cieszy się największą popularnością wśród polskich przedsiębiorców – proponowane przez nas rozwiązania odnoszą się do spółek, których rok obrachunkowy liczony jest od 1 stycznia 2019 roku do 31 grudnia 2019 roku.
Przygotowywanie oraz podpisywanie dokumentów
Z całą pewnością panująca izolacja nie zaburzy prac nad sprawozdaniami finansowymi firm. Ogólnopolski home office, a także konieczność posiadania podpisów elektronicznych przez Członków Zarządu stanowią znaczne ułatwienie corocznego procesu.
Podejmowanie uchwał
O wiele bardziej istotnym zagadnieniem jest podjęcie uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności Zarządu oraz tych decydujących o podziale zysku / pokryciu straty, udzieleniu absolutorium, a także przedłużeniu mandatu na okres kolejnej kadencji.
Niedawno zaproponowaliśmy przeprowadzanie Zgromadzenia Wspólników w formie konferencji online (tutaj). W związku ze zmianami wprowadzonymi tzw. Tarczą antykryzysową, Zgromadzenie Wspólników za pomocą elektronicznych środków komunikacji możliwe jest bez zmiany umowy spółki.
Dzisiaj przedstawimy alternatywne rozwiązania problemu.
„Tryb obiegowy”
W wyniku nowelizacji Kodeksu spółek handlowych z 1 marca 2019 roku, uchwały będące przedmiotem Zwykłego Zgromadzenia Wspólników – tzn. uchwały dotyczące zamknięcia roku obrachunkowego – mogą być podejmowane na piśmie bez organizowania posiedzenia.
W celu skorzystania z takiego rozwiązania, konieczna jest pisemna zgoda wszystkich wspólników na przeprowadzenie pisemnego głosowania albo zgoda bezpośrednio na planowane postanowienie.
W „trybie obiegowym” głosowanie odbywa się na piśmie, a uchwała obowiązuje po jej jednomyślnym podjęciu.
Sprzeciw chociaż jednego wspólnika zarówno w przypadku wyrażenia zgody na sposób głosowania jaki i treści samej uchwały, uniemożliwia zastosowanie „trybu obiegowego”.
Przez pełnomocnika
Wygodnym rozwiązaniem, z punktu widzenia jednomyślnych wspólników, jest udzielenie pełnomocnictwa do zabierania głosu na zgromadzeniach jednej osobie.
Pełnomocnik, reprezentujący cały kapitał, zdolny jest do podjęcia wymaganych uchwał bez konieczności fizycznego odbycia się zgromadzenia wszystkich wspólników. Jednak, pełnomocnictwo tego rodzaju będzie skuteczne dopiero w momencie właściwie udzielonego umocowania.
Składanie dokumentów przez system s24 oraz poinformowanie Urzędu Skarbowego
Dokonanie tych czynności jest możliwe bez wychodzenia z domu.
Oczywiście w składaniu dokumentów dot. zamknięcia roku obrotowego w systemie s24 może wyręczyć Cię pełnomocnik.
Autorka: Oliwia Kruczyńska, Junior Associate w Kołecka i Wspólnicy Kancelaria Prawna (Radcowie Prawni) sp.p.
