Rozpoczynając proces rekrutacji należy pamiętać, że zakres danych, których można wymagać od kandydata do pracy różni się od katalogu danych zbieranych od pracownika. Kluczowym dla przepisem, zgodnie z którym należy kierować się gromadząc dane, jest art. 22¹ Kodeksu pracy.

Zgodnie z przywołaną regulacją, jako pracodawca możesz żądać od kandydata do pracy następujących informacji:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie, kwalifikacje i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko jeśli jest to niezbędne do wykonywania określonej pracy.

Dopiero decydując się na zatrudnienie kandydata, czyli w momencie zawarcia umowy o pracę, katalog danych rozszerza się o następujące kategorie:

• adres zamieszkania,
• nr PESEL lub jeśli pracownik go nie posiada – rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• inne dane osobowe pracownika oraz jego rodziny, jeśli jest to konieczne dla korzystania ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy,
• wykształcenie i przebieg zatrudnienia, jeśli w procesie rekrutacji nie było podstawy do ich żądania,
• numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie zawnioskował o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jeśli przepisy wymagają dodatkowych informacji na temat pracownika (np. potwierdzenia szczególnych uprawnień do wykonywania pracy), również możesz ich żądać na tej podstawie.

Należy również pamiętać, że art. 22¹ KP nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych kandydatów i pracowników. Inne kategorie danych możesz pozyskiwać za ich zgodą lub z ich inicjatywy. Oznacza to, że jeśli kandydat do pracy w swoim CV zamieści informacje np. o uzyskanych certyfikatach lub przebiegu zatrudnienia, możesz te dane przyjąć. Wyłączna inicjatywa kandydata do pracy lub pracownika jest zaś podstawą do pozyskiwania danych biometrycznych oraz szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (np. pochodzenia rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przynależność do związków zawodowych). Jedynym wyjątkiem są informacje dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, których nie można pozyskiwać od pracowników i kandydatów do pracy, o ile do pracy na danym stanowisku nie wymagają tego przepisy szczególne.

W przypadku konieczności wyrażenia zgody przez kandydata, jej brak lub wycofanie nie mogą rodzić negatywnych konsekwencji, zwłaszcza w postaci odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej wypowiedzenia przez pracodawcę.

Autorka: Aleksandra Hajdukiewicz, aplikantka radcowska, associate w Kołecka Law Firm