Odpowiedź na tytułowe pytanie jest twierdząca przy spełnieniu kryteriów Kodeksu Pracy oraz RODO.
- Pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracowników, gdy niezbędne jest to do:
- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
- właściwego użytkowania narzędzi pracy.
Powyższe kryteria mogą dotyczyć np. weryfikacji właściwego podziału obowiązków, kontroli korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych lub niezwiązanych z obowiązkami służbowymi.
Jednocześnie, kontrolując pocztę elektroniczną pracodawca powinien dołożyć należytej staranności, aby nie naruszyć:
- tajemnicy korespondencji pracownika,
- lub jego innych dóbr osobistych.
Może to powodować wątpliwości praktyczne w przypadku kontroli poczty pracownika, pracodawca nie może otwierać lub czytać korespondencji, której oznaczenie lub np. początkowa treść, świadczy o jej prywatnym charakterze.
Rozwiązaniem minimalizującym ryzyko naruszenia tajemnicy korespondencji, ale również korzystania przez pracownika z poczty elektronicznej w celach prywatnych jest zamieszczenie odpowiedniej klauzuli informującej o warunkach korzystania z poczty w Regulaminie pracy lub np. zaoferowanie pracownikom odrębnej sieci WIFI, która nie będzie podlegała monitorowaniu.
Należy pamiętać, że kontrola – jej metody, zakres i cel – zasadniczo nie wymaga zgody pracownika, ale konieczne jest uprzednie poinformowanie o jej przeprowadzeniu.
Autorka: Aleksandra Hajdukiewicz, aplikantka radcowska, associate w Kołecka Law Firm
